Umsatzsteuer im Vermietbetrieb: Pflichten und Wahlrechte
Sobald eine Vermietung den Rahmen der reinen Vermögensverwaltung verlässt, kommt zur Einkommensteuer die Umsatzsteuer im Vermietbetrieb hinzu. Sie ist kein Randthema, sondern bestimmt Ihre Preisgestaltung, Ihre Rechnungen und Ihre monatliche Arbeitslast. Dieser Ratgeber erklärt, ab wann sie anfällt, welche Wahlmöglichkeiten Sie haben und welche Aufzeichnungen Sie führen müssen.
Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Versicherungsberatung. Für eine verbindliche Einschätzung wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt, Steuerberater oder Ihre Versicherung.
Vermietung beweglicher Sachen ist regelbesteuert
Die Vermietung beweglicher Gegenstände, also Fahrzeuge, Maschinen, Eventtechnik oder Möbel, unterliegt dem Regelsteuersatz von 19 Prozent. Die Ermäßigung auf 7 Prozent, die viele aus dem Bereich der Wohnraumvermietung kennen, greift hier nicht. Das gilt auch dann, wenn der vermietete Gegenstand selbst ermäßigt besteuert wäre.
- Miete, Zustellung und Nebenleistungen werden in der Regel einheitlich besteuert
- Eine separat vereinbarte Transportleistung teilt das Schicksal der Hauptleistung
- Verspätungsentgelte und Schadensersatz sind dagegen meist nicht umsatzsteuerbar
Die Kleinunternehmerregelung und ihre Grenzen
Nach § 19 UStG können Sie als Kleinunternehmer auf den Ausweis von Umsatzsteuer verzichten, solange Ihr Umsatz die maßgeblichen Grenzen nicht überschreitet. Der Vorteil liegt im geringeren Aufwand. Der Nachteil wiegt bei Vermietbetrieben oft schwerer: Sie können keine Vorsteuer aus Anschaffungen ziehen, und gerade Vermietgeschäfte sind investitionsintensiv.
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- Wer Maschinen oder Fahrzeuge anschafft, verliert als Kleinunternehmer die Vorsteuer aus dem Kaufpreis
- Gewerbliche Mieter interessiert der Bruttopreis kaum, weil sie die Vorsteuer selbst ziehen
- Bei überwiegend privater Kundschaft kann die Regelung dagegen ein Preisvorteil sein
Ein Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bindet Sie für mehrere Jahre. Rechnen Sie die Entscheidung vorher durch, statt sie nebenbei im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zu treffen.
Was auf jede Rechnung gehört
Die Pflichtangaben ergeben sich aus § 14 UStG. Fehlt eine davon, kann der Mieter die Vorsteuer nicht ziehen, und Sie bekommen die Rechnung zurück.
- Vollständiger Name und Anschrift von Vermieter und Mieter
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum und fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Menge und Art der Leistung, bei Miete also Gerät und Mietzeitraum
- Zeitpunkt der Leistung, getrennt vom Rechnungsdatum
- Nettoentgelt, Steuersatz und Steuerbetrag getrennt ausgewiesen
Anzahlungen und Kautionen richtig behandeln
Eine Anzahlung löst die Umsatzsteuer bereits im Zeitpunkt der Vereinnahmung aus, nicht erst bei Leistungserbringung. Eine Kaution dagegen ist zunächst nur eine Sicherheit und damit kein Entgelt. Wird sie später wegen eines Schadens einbehalten, ist im Einzelfall zu prüfen, ob echter Schadensersatz vorliegt oder ein steuerpflichtiges Entgelt.
Voranmeldung und Fristen
Ob Sie monatlich, vierteljährlich oder jährlich voranmelden, richtet sich nach der Steuerlast des Vorjahres. In den ersten Jahren nach Gründung gilt für viele Betriebe die monatliche Abgabe. Die Voranmeldung ist elektronisch bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Zeitraums zu übermitteln, eine Dauerfristverlängerung verschiebt das um einen Monat.
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Aufzeichnungspflichten im Vermietgeschäft
Vermietbetriebe haben eine Besonderheit: Derselbe Gegenstand erzeugt über Jahre hinweg immer neue Umsätze. Führen Sie deshalb je Mietgegenstand eine Historie, aus der Mietzeiträume, Entgelte und Reparaturen hervorgehen. Das erleichtert nicht nur die Umsatzsteuer, sondern auch die Abschreibung und eine spätere Betriebsprüfung.
- Mietverträge und Übergabeprotokolle zum jeweiligen Gerät ablegen
- Reparatur- und Wartungsbelege demselben Gerät zuordnen
- Aufbewahrungsfristen beachten, für Buchungsbelege gelten grundsätzlich zehn Jahre
Vorsteuerabzug aus Anschaffungen
Der Vorsteuerabzug ist im Vermietgeschäft der wirtschaftlich wichtigste Punkt. Wer eine Maschine für 30.000 Euro brutto kauft, holt sich bei Regelbesteuerung rund 4.790 Euro Umsatzsteuer zurück. Voraussetzung ist eine formal korrekte Eingangsrechnung und die Zuordnung des Gegenstands zum Unternehmen.
- Zuordnung zum Unternehmensvermögen zeitnah dokumentieren, nicht erst im Jahresabschluss
- Bei gemischter Nutzung den unternehmerischen Anteil nachvollziehbar ermitteln
- Eingangsrechnungen auf Vollständigkeit prüfen, bevor Sie bezahlen
Ändert sich die Nutzung innerhalb der Berichtigungsfrist erheblich, ist der Vorsteuerabzug anteilig zu korrigieren. Bei beweglichen Gegenständen beträgt diese Frist in der Regel fünf Jahre.
Grenzüberschreitende Vermietung
Vermieten Sie an ein Unternehmen im EU-Ausland, verlagert sich der Leistungsort in der Regel in dessen Land, und die Steuerschuld geht auf den Mieter über. Bei der kurzfristigen Vermietung von Fahrzeugen gelten dagegen eigene Ortsregelungen. Prüfen Sie solche Fälle immer einzeln, hier entstehen die teuersten Fehler.
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Weiterführende Ratgeber
Zur Abgrenzung privat und gewerblich lesen Sie Gewerbe anmelden beim Vermieten, zur privaten Seite Steuern beim privaten Vermieten.
Häufige Fragen
Welcher Umsatzsteuersatz gilt bei der Vermietung von Geräten?
Für die Vermietung beweglicher Gegenstände gilt der Regelsteuersatz von 19 Prozent. Der ermäßigte Satz von 7 Prozent kommt hier grundsätzlich nicht zur Anwendung.
Lohnt sich die Kleinunternehmerregelung für Vermieter?
Bei hohen Anschaffungen meist nicht, weil die Vorsteuer aus dem Kauf verloren geht. Bei geringem Investitionsbedarf und überwiegend privater Kundschaft kann sie dagegen ein Preisvorteil sein.
Ist eine Kaution umsatzsteuerpflichtig?
Die Kaution selbst ist zunächst eine Sicherheit und kein Entgelt. Wird sie wegen eines Schadens einbehalten, ist im Einzelfall zu prüfen, ob echter Schadensersatz oder ein steuerpflichtiges Entgelt vorliegt.
Wie lange müssen Mietverträge aufbewahrt werden?
Für Buchungsbelege gelten grundsätzlich zehn Jahre. Weil Mietverträge und Übergabeprotokolle als Belege dienen, sollten sie zusammen mit der Gerätehistorie über denselben Zeitraum archiviert werden.
Wer die Umsatzsteuer im Vermietbetrieb von Anfang an sauber aufsetzt, spart sich später Nacharbeit bei jeder Betriebsprüfung. Die beiden entscheidenden Weichenstellungen sind die Frage der Kleinunternehmerregelung und eine Belegablage, die jedem Gerät seine eigene Historie gibt.