Party & Event

Event-Equipment vermieten: Kalkulation, Logistik, Sicherheit

Julia4 Min. Lesezeit

Wer Event-Equipment vermieten will, arbeitet in einem Geschäft mit extremen Spitzen: Wochenenden, Sommermonate und die Wochen vor Weihnachten bringen den Großteil des Umsatzes, dazwischen steht das Material. Wer das einkalkuliert, kann in dieser Branche gut wirtschaften. Dieser Ratgeber zeigt, worauf es ankommt.

Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Versicherungsberatung. Für eine verbindliche Einschätzung wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt, Steuerberater oder Ihre Versicherung.

Welche Kategorien Nachfrage haben

Auf miet24 verteilen sich rund 25.700 Angebote auf den Bereich Events und Messen. Die größten Segmente zeigen, wo Nachfrage besteht.

Die Saison bestimmt die Kalkulation

Rechnen Sie nicht mit Jahresauslastung, sondern mit Wochenenden. Ein Gerät, das an 30 Wochenenden im Jahr läuft, ist gut ausgelastet, auch wenn das rechnerisch nur 60 Tage sind. Setzen Sie Ihre Tagespreise entsprechend an und arbeiten Sie mit Wochenendpauschalen statt reiner Tagessätze.

  • Wochenendpauschale von Freitagnachmittag bis Montagvormittag
  • Wochenmiete deutlich günstiger, um Werktage zu füllen
  • Saisonzuschläge in den Spitzenmonaten offen kommunizieren

Auf- und Abbau als eigenes Geschäft

Viele Kunden wollen nicht selbst aufbauen. Auf- und Abbau sind deshalb eine eigene Leistung mit eigener Marge, und sie senken zugleich Ihre Schadenquote, weil das Material fachgerecht behandelt wird. Kalkulieren Sie Anfahrt, Personal und Rückbau getrennt vom Mietpreis.

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Technische Prüfungen und Sicherheit

Veranstaltungstechnik unterliegt strengen Anforderungen. Elektrische Betriebsmittel sind regelmäßig zu prüfen, für Zelte und Bühnen gelten die Regelungen der Versammlungsstättenverordnungen der Länder. Fehlende Nachweise führen im Schadenfall zur Leistungskürzung durch den Versicherer.

  • Prüfprotokolle für elektrische Geräte führen und Plaketten anbringen
  • Statiknachweise für Zelte und Bühnen bereithalten
  • Aufbauanleitungen und Sicherheitshinweise dem Mieter schriftlich mitgeben
  • Bei Personenaufnahme, etwa Tribünen, die Vorgaben besonders sorgfältig prüfen

Logistik ist der eigentliche Engpass

An einem Wochenende im Juni will jeder dasselbe zur selben Zeit. Planen Sie Touren, nicht Einzelfahrten, und staffeln Sie Übergabezeiten. Ein Fahrzeug mit Ladebordwand und Transportrollen spart mehr Zeit als jede zusätzliche Arbeitskraft.

Reinigung und Instandsetzung einplanen

Eventmaterial kommt verschmutzt zurück. Kalkulieren Sie Reinigung als festen Kostenblock und weisen Sie im Vertrag aus, in welchem Zustand die Rückgabe zu erfolgen hat. Eine Reinigungspauschale ist transparenter als eine Streitdiskussion bei jeder Rückgabe.

Kaution und Absicherung

  • Kaution an der Selbstbeteiligung Ihrer Police ausrichten
  • Übergabeprotokoll mit Stückzahlen, gerade bei Mobiliar und Geschirr
  • Bei hochwertiger Technik Identität des Mieters prüfen und dokumentieren
  • Elektronikversicherung mit Einschluss der Vermietung an Dritte abschließen

Stornierungen sind Teil des Geschäfts

Wetterabhängige Veranstaltungen werden abgesagt. Eine gestaffelte Stornoregelung schafft Klarheit und wird von Kunden akzeptiert, wenn sie vorher bekannt ist. Üblich sind Stufen nach Restlaufzeit bis zum Termin, etwa kostenfrei bis vier Wochen vorher und danach steigende Anteile.

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Kunden gewinnen

Der größte Teil der Nachfrage entsteht kurzfristig und lokal. Sichtbarkeit an dem Ort, an dem gesucht wird, ist deshalb wichtiger als klassische Werbung. Ein Marktplatz übernimmt diesen Teil, weil die Suchenden bereits dort sind. Wie der Einstieg funktioniert, steht unter Anbieter werden.

Personal an Spitzen anpassen

Der Personalbedarf im Eventverleih ist extrem ungleich verteilt. Ein fester Kern plus Aushilfen für Freitag und Montag ist in der Branche üblich. Wichtig ist, dass die Aushilfen eingewiesen sind, denn Schäden beim Be- und Entladen sind eine der häufigsten Kostenquellen.

  • Kernteam für Disposition, Prüfung und Kundenkontakt
  • Aushilfen für Beladung, Aufbau und Rücknahme an Spitzentagen
  • Einweisung und Ladungssicherung schriftlich dokumentieren
  • Arbeitszeiten an Wochenenden rechtzeitig planen, kurzfristig ist niemand verfügbar

Anfragen schnell beantworten

Im Eventgeschäft entscheidet die Reaktionszeit häufiger über den Auftrag als der Preis. Wer eine Anfrage am selben Tag mit einem konkreten Angebot beantwortet, gewinnt einen erheblichen Teil der Aufträge, die andere durch Verzögerung verlieren. Legen Sie feste Zeitfenster fest, in denen Anfragen bearbeitet werden.

Sortiment sinnvoll erweitern

Erweitern Sie entlang der Anfragen, die Sie ohnehin bekommen. Wer Zelte vermietet, wird nach Heizung, Boden und Beleuchtung gefragt. Wer Bar-Equipment hat, wird nach Kühlung und Gläsern gefragt. Solche Ergänzungen erhöhen den Auftragswert, ohne neue Kunden zu erfordern.

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Weiterführende Ratgeber

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Häufige Fragen

Welches Event-Equipment ist am gefragtesten?

Die größten Segmente sind Gastronomie- und Bar-Ausstattung sowie Zelte, Bühnen und Messestände. Beide zusammen machen auf miet24 den größten Teil des Bereichs Events und Messen aus.

Wie kalkuliert man Preise im Eventverleih?

Nicht nach Jahresauslastung, sondern nach Wochenenden. Üblich sind Wochenendpauschalen von Freitag bis Montag, ergänzt um günstigere Wochenmieten, um Werktage zu füllen.

Welche Prüfungen sind bei Veranstaltungstechnik nötig?

Elektrische Betriebsmittel sind regelmäßig zu prüfen, für Zelte und Bühnen gelten die Versammlungsstättenverordnungen der Länder. Prüfprotokolle sollten lückenlos vorliegen.

Wie geht man mit kurzfristigen Absagen um?

Mit einer gestaffelten Stornoregelung, die vor der Buchung bekannt ist. Übliche Stufen orientieren sich an der Restlaufzeit bis zum Termin, mit steigenden Anteilen je näher der Termin rückt.

Wer erfolgreich Event-Equipment vermieten will, plant in Wochenenden statt in Jahrestagen, verdient an Auf- und Abbau mit und hält seine Prüfnachweise lückenlos. Damit steht das Geschäft auf einer Grundlage, die auch eine verregnete Saison übersteht.