Kennzahlen für Vermieter: fünf Zahlen, die zählen
Welche Kennzahlen für Vermieter wirklich zählen, lässt sich auf eine Handvoll reduzieren. Viele Betriebe führen entweder gar keine Zahlen oder verlieren sich in Auswertungen, die keine Entscheidung auslösen. Dieser Ratgeber nennt fünf Kennzahlen, die jede für sich eine konkrete Handlung nach sich zieht.
Kennzahl 1: Auslastung je Gerät
Die Vermiettage im Jahr geteilt durch die verfügbaren Tage. Diese Zahl beantwortet die wichtigste Frage im Vermietgeschäft: Welches Gerät verdient sein Kapital und welches nicht. Erfassen Sie sie je Einzelgerät, nicht je Gerätetyp, sonst verstecken sich Ausreißer im Durchschnitt.
- Hohe Auslastung mit Absagen: nachkaufen
- Niedrige Auslastung bei guter Darstellung: Preis prüfen oder verkaufen
- Ausfalltage durch Reparatur getrennt erfassen, sie verfälschen sonst das Bild
Kennzahl 2: Ertrag je Gerät
Auslastung allein reicht nicht, weil Tagessätze stark auseinandergehen. Ein Gerät mit 40 Prozent Auslastung und 200 Euro Tagesmiete schlägt eines mit 70 Prozent und 30 Euro deutlich. Stellen Sie deshalb dem Umsatz je Gerät die zurechenbaren Kosten gegenüber, also Abschreibung, Wartung, Versicherung und Lagerfläche.
Kennzahl 3: Reaktionszeit auf Anfragen
Die durchschnittliche Zeit vom Eingang einer Anfrage bis zur ersten inhaltlichen Antwort. Diese Kennzahl wird fast nie erfasst und ist zugleich diejenige, die sich am schnellsten verbessern lässt. Liegt der Durchschnitt über einem Werktag, verlieren Sie Aufträge an schnellere Anbieter, unabhängig von Preis und Qualität.
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- Zwei Wochen lang messen, das reicht für ein belastbares Bild
- Randtage getrennt betrachten, dort ist die Lücke meist am größten
- Ziel unter vier Stunden an Werktagen ansetzen
Kennzahl 4: Abschlussquote
Der Anteil der Anfragen, aus denen eine Buchung wird. Sie zeigt, ob Ihr Problem in der Sichtbarkeit oder in der Bearbeitung liegt. Wenige Anfragen mit hoher Quote bedeuten: mehr Sichtbarkeit hilft. Viele Anfragen mit niedriger Quote bedeuten: an Preis, Verfügbarkeit oder Antwortqualität arbeiten.
Kennzahl 5: Schadenquote
Der Anteil der Vermietungen, bei denen ein Schaden auftritt, und die durchschnittliche Schadenhöhe. Steigt diese Zahl, liegt es fast immer an der Einweisung oder an fehlenden Übergabeprotokollen, selten am Zufall. Die Kennzahl ist zugleich die Grundlage für Gespräche mit Ihrem Versicherer.
Was Sie nicht messen müssen
Aufrufzahlen einzelner Inserate sind interessant, lösen aber selten eine Handlung aus. Dasselbe gilt für Auswertungen nach Wochentagen oder aufwendige Kundensegmentierungen in kleinen Betrieben. Beschränken Sie sich auf Zahlen, bei denen Sie vorher wissen, was Sie bei welchem Ergebnis tun.
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Wie oft Sie hinschauen sollten
- Reaktionszeit und Abschlussquote: monatlich
- Auslastung und Ertrag je Gerät: quartalsweise
- Schadenquote: halbjährlich, sonst sind die Fallzahlen zu klein
- Vollständige Durchsicht mit Entscheidungen: einmal im Jahr vor der Saison
Mit welchen Mitteln
Für die meisten Vermietbetriebe reicht eine Tabelle. Eine Zeile je Gerät mit Vermiettagen, Umsatz und Schäden, eine zweite Tabelle für Anfragen mit Datum, Herkunft, Antwortzeitpunkt und Ergebnis. Eine Software lohnt sich erst, wenn die Datenpflege von Hand mehr Zeit kostet als die Auswertung bringt.
Zwei Zahlen für das Gesamtbild
Neben den fünf Kennzahlen je Gerät und Vorgang lohnen zwei Werte für den Betrieb insgesamt. Der Umsatz je Mitarbeiterstunde zeigt, ob Ihr Wachstum tragfähig ist oder ob Sie nur mehr arbeiten. Und der Anteil wiederkehrender Kunden am Umsatz zeigt, wie stabil Ihr Geschäft ist. Sinkt dieser Anteil über mehrere Quartale, gewinnen Sie zwar neue Kunden, halten sie aber nicht.
- Umsatz je Mitarbeiterstunde jährlich vergleichen, nicht monatlich
- Anteil wiederkehrender Kunden über mindestens vier Quartale beobachten
- Beide Werte gemeinsam betrachten, einzeln führen sie in die Irre
Von der Zahl zur Entscheidung
Legen Sie vorher fest, welche Schwelle welche Handlung auslöst. Ohne diese Festlegung sammeln Sie Daten, ohne etwas zu ändern. Ein Beispiel: Geräte unter einer bestimmten Auslastung werden nach zwei Jahren verkauft, Geräte über einer bestimmten Schwelle mit Absagen werden nachgekauft.
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- Schwellen einmal definieren und schriftlich festhalten
- Entscheidungen zu festen Terminen treffen, nicht laufend
- Getroffene Entscheidungen im Folgejahr überprüfen
- Bei Grenzfällen ein weiteres Jahr beobachten statt vorschnell zu handeln
- Ausnahmen begründen und notieren, sonst weicht die Praxis still von der Regel ab
Vergleichswerte für Ihre Preise finden Sie im Umfeld Ihrer Rubrik, etwa Baumaschinen.
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Weiterführende Ratgeber
Zur Anfragebearbeitung lesen Sie Mietanfragen richtig beantworten, zur Steigerung Vermietungserfolg steigern.
Häufige Fragen
Welche Kennzahl ist für Vermieter am wichtigsten?
Die Auslastung je Einzelgerät, ergänzt um den Ertrag je Gerät. Zusammen zeigen sie, welches Kapital arbeitet und wo nachgekauft oder verkauft werden sollte.
Warum ist die Reaktionszeit eine Kennzahl?
Weil Kunden meist mehrere Anbieter anfragen und dem Schnellsten zusagen. Die Zeit bis zur ersten inhaltlichen Antwort lässt sich zudem ohne Investition verbessern.
Was sagt die Abschlussquote aus?
Ob Ihr Engpass in der Sichtbarkeit oder in der Bearbeitung liegt. Wenige Anfragen bei hoher Quote sprechen für mehr Sichtbarkeit, viele Anfragen bei niedriger Quote für Nacharbeit an Preis und Antwort.
Braucht man dafür eine Software?
In den meisten Betrieben nicht. Zwei Tabellen genügen, eine je Gerät und eine für Anfragen. Software lohnt sich erst, wenn die Pflege von Hand mehr Zeit kostet als die Auswertung bringt.
Die richtigen Kennzahlen für Vermieter sind die wenigen, die eine Handlung auslösen. Auslastung, Ertrag, Reaktionszeit, Abschlussquote und Schadenquote reichen aus, wenn Sie vorher festlegen, ab welchem Wert Sie was tun.