Rechnung als Vermieter richtig schreiben

Wer gewerblich vermietet, schreibt andere Rechnungen als ein Händler. Eine Rechnung als Vermieter muss den Mietzeitraum, die einzelnen Nebenleistungen und die Behandlung der Kaution sauber abbilden, sonst kann der gewerbliche Mieter die Vorsteuer nicht ziehen und schickt die Rechnung zurück. Dieser Ratgeber zeigt den Aufbau und die typischen Stolperstellen.

Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Versicherungsberatung. Für eine verbindliche Einschätzung wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt, Steuerberater oder Ihre Versicherung.

Die Pflichtangaben nach § 14 UStG

Diese Angaben müssen auf jeder Rechnung über 250 Euro stehen. Fehlt eine davon, ist die Rechnung formal fehlerhaft.

• Vollständiger Name und Anschrift von Vermieter und Mieter
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Vermieters
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
• Menge und Art der Leistung, bei Vermietung also Gegenstand und Mietzeitraum
• Zeitpunkt der Leistung, der vom Rechnungsdatum abweichen kann
• Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie jede vereinbarte Minderung
• Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung

Kleinbetragsrechnungen

Bis 250 Euro brutto genügen vereinfachte Angaben: Name und Anschrift des Vermieters, Datum, Art und Menge der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit Angabe des Steuersatzes. Rechnungsnummer und Angaben zum Mieter sind dann nicht zwingend.

Den Leistungszeitpunkt korrekt angeben

Bei einer Vermietung ist der Leistungszeitpunkt kein einzelnes Datum, sondern ein Zeitraum. Schreiben Sie ihn ausdrücklich hin, etwa als Mietzeitraum vom 3. bis 7. Juni. Eine Formulierung wie Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum ist bei Mietleistungen in der Regel falsch, weil die Leistung über mehrere Tage erbracht wird.

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Nebenleistungen getrennt ausweisen

Zustellung, Abholung, Reinigung, Einweisung und Verbrauchsmaterial sind eigene Positionen. Auch wenn sie steuerlich häufig das Schicksal der Hauptleistung teilen, erleichtert die getrennte Darstellung jede Nachfrage und jede Reklamation.

• Grundmiete je Tag oder Woche mit Anzahl der Einheiten
• Transport als eigene Zeile mit Angabe der Strecke oder Pauschale
• Verbrauchsmaterial mit Menge, etwa Kraftstoff oder Zucker
• Reinigungspauschale nur, wenn sie vertraglich vereinbart wurde

Kaution gehört nicht in die Rechnung

Die Kaution ist eine Sicherheit und kein Entgelt. Sie wird deshalb nicht in die Rechnungssumme aufgenommen und nicht mit Umsatzsteuer belegt. Weisen Sie die Kaution stattdessen im Mietvertrag aus und quittieren Sie Erhalt und Rückzahlung separat. Wird die Kaution später wegen eines Schadens einbehalten, ist gesondert zu prüfen, ob echter Schadensersatz vorliegt.

Anzahlungen und Schlussrechnung

Bei Anzahlungen entsteht die Umsatzsteuer bereits mit dem Zahlungseingang. Stellen Sie dafür eine Anzahlungsrechnung mit ausgewiesener Steuer. In der Schlussrechnung ziehen Sie die bereits abgerechneten Beträge samt darauf entfallender Steuer wieder ab, sonst wird die Steuer doppelt geschuldet.

Skonto, Rabatt und Stornokosten

Vereinbarte Minderungen des Entgelts müssen auf der Rechnung erkennbar sein, ein pauschaler Hinweis auf Rabattvereinbarungen genügt. Stornokosten sind je nach Ausgestaltung echter Schadensersatz und dann nicht steuerbar, oder ein Entgelt für die Bereitstellung und damit steuerpflichtig. Die Formulierung im Vertrag entscheidet.

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Aufbewahrung und Format

Rechnungen sind zehn Jahre aufzubewahren, elektronische Rechnungen in dem Format, in dem sie entstanden sind. Ein Ausdruck genügt nicht als Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung. Achten Sie darauf, dass Ihre Ablage unveränderbar ist und die Rechnungen jederzeit lesbar bleiben.

• Fortlaufende Nummernkreise je Jahr oder je Geschäftsbereich, aber lückenlos
• Stornos nicht löschen, sondern mit eigener Nummer gegenbuchen
• Rechnungen dem jeweiligen Mietgegenstand zuordnen, das erleichtert Prüfungen

Dauerschuldverhältnisse und Sammelrechnungen

Bei laufenden Mietverhältnissen über Monate hinweg genügt der Mietvertrag als Rechnung, wenn er alle Pflichtangaben enthält und die Zahlungszeiträume benennt. In der Praxis ist eine monatliche Rechnung dennoch sinnvoll, weil sie die Zuordnung der Zahlungen erleichtert und Nachfragen vermeidet.

Bei Stammkunden mit vielen kurzen Mieten bietet sich eine Sammelrechnung an. Führen Sie darin jede Miete als eigene Zeile mit Gerät und Zeitraum auf, sonst fehlt die erforderliche Bestimmtheit der Leistung.

• Abrechnungszeitraum eindeutig benennen, etwa Kalendermonat
• Jede Einzelmiete mit Gerät, Zeitraum und Preis auflisten
• Zahlungsziel und Bankverbindung nicht vergessen, das ist kein Pflichtbestandteil, aber der häufigste Rückfragegrund

Mahnwesen im Mietgeschäft

Anders als beim Verkauf haben Sie bei der Vermietung Ihren Gegenstand bereits zurück, wenn die Zahlung ausbleibt. Ein klarer Ablauf hilft trotzdem: Zahlungsziel im Vertrag festlegen, erste Erinnerung nach Ablauf, zweite mit Fristsetzung. Ohne Vereinbarung tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung ein.

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Weiterführende Ratgeber

Zur steuerlichen Einordnung lesen Sie Umsatzsteuer im Vermietbetrieb und Gewerbe anmelden beim Vermieten.

Häufige Fragen

Muss die Kaution auf der Rechnung stehen?

Nein. Die Kaution ist eine Sicherheit und kein Entgelt, sie gehört in den Mietvertrag und wird separat quittiert. In die Rechnungssumme und in die Umsatzsteuer fließt sie nicht ein.

Was gilt als Leistungszeitpunkt bei einer Vermietung?

Der Mietzeitraum. Geben Sie Beginn und Ende ausdrücklich an. Die Angabe, dass Leistungsdatum und Rechnungsdatum übereinstimmen, ist bei mehrtägigen Mieten in der Regel unzutreffend.

Welche Angaben braucht eine Rechnung unter 250 Euro?

Name und Anschrift des Vermieters, Ausstellungsdatum, Art und Menge der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit Angabe des Steuersatzes. Rechnungsnummer und Mieterangaben sind nicht zwingend.

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Zehn Jahre. Elektronische Rechnungen sind in ihrem ursprünglichen Format unveränderbar zu archivieren, ein Papierausdruck ersetzt diese Aufbewahrung nicht.

Eine Rechnung als Vermieter unterscheidet sich vom Handel vor allem in drei Punkten: Mietzeitraum statt Lieferdatum, getrennte Nebenleistungen und die Kaution außerhalb der Rechnung. Wer diese drei Punkte in seiner Vorlage verankert, hat den Rest automatisch richtig.