Mietsache beschädigt: so gehen Sie als Vermieter vor
Wenn die Mietsache beschädigt zurückkommt, entscheidet das Vorgehen in den ersten Stunden darüber, ob Sie den Schaden ersetzt bekommen. Wer das Gerät zuerst reinigt und dann reklamiert, hat seinen wichtigsten Beweis vernichtet. Dieser Ratgeber beschreibt den Ablauf von der Feststellung bis zur Durchsetzung.
Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Versicherungsberatung. Für eine verbindliche Einschätzung wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt, Steuerberater oder Ihre Versicherung.
Die Rechtslage in Kürze
Nach den §§ 535 ff. BGB muss der Mieter die Sache in vertragsgemäßem Zustand zurückgeben. Für Schäden, die über den vertragsgemäßen Gebrauch hinausgehen und die er zu vertreten hat, haftet er. Für normalen Verschleiß haftet er nicht. Die Beweislast dafür, dass der Schaden während der Mietzeit entstanden ist, liegt beim Vermieter.
Schritt 1: Zustand sofort dokumentieren
Bevor das Gerät bewegt, gereinigt oder repariert wird, halten Sie den Zustand fest. Das ist der Moment, in dem Ihr Anspruch entsteht oder verloren geht.
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- Fotos von allen Seiten, mit Datum und erkennbarer Umgebung
- Detailaufnahmen der Schadstelle mit Maßstab, etwa einem Zollstock
- Betriebsstunden oder Kilometerstand notieren
- Zubehör auf Vollständigkeit prüfen und die Liste abhaken
Schritt 2: Mit dem Übergabeprotokoll abgleichen
Der Vorzustand ist der Gegenbeweis gegen jede Behauptung, der Schaden habe schon vorher bestanden. Fehlt das Protokoll, wird es schwierig. Liegt es vor, reicht in vielen Fällen ein Abgleich der Fotos, um die Sache ohne Streit zu klären.
Schritt 3: Den Mieter unverzüglich informieren
Melden Sie den Schaden schriftlich und zeitnah, idealerweise am selben Tag. Beschreiben Sie sachlich, was Sie festgestellt haben, und fügen Sie die Fotos bei. Fordern Sie den Mieter auf, sich innerhalb einer angemessenen Frist zu äußern. Eine Frist von zehn bis vierzehn Tagen ist üblich.
- Schriftform wählen, E-Mail genügt für den Nachweis in der Regel
- Keine Schuldzuweisung formulieren, sondern den Befund beschreiben
- Gelegenheit zur Besichtigung anbieten, das entkräftet spätere Einwände
Schritt 4: Die Höhe des Schadens ermitteln
Verlangen kann der Vermieter die Kosten der Wiederherstellung. Bei älteren Geräten ist dabei ein Abzug neu für alt zu berücksichtigen, wenn durch die Reparatur eine Wertverbesserung entsteht. Bei einem Totalschaden ist der Zeitwert maßgeblich, nicht der Anschaffungspreis.
- Zwei Kostenvoranschläge einholen, das stärkt die Position erheblich
- Bei höheren Beträgen ein Gutachten erwägen, die Kosten sind meist ersatzfähig
- Ausfallzeit gesondert beziffern, wenn das Gerät nachweislich vermietet gewesen wäre
Schritt 5: Kaution und Aufrechnung
Die Kaution darf einbehalten werden, soweit ein berechtigter Anspruch besteht. Legen Sie dem Mieter eine nachvollziehbare Aufstellung vor, aus der Schaden, Kosten und der einbehaltene Betrag hervorgehen. Ein pauschaler Einbehalt ohne Begründung ist angreifbar und führt häufig erst zum Streit.
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Schritt 6: Versicherung einschalten
Wenn eine Maschinen- oder Elektronikversicherung besteht, melden Sie den Schaden innerhalb der vertraglichen Frist. Beauftragen Sie die Reparatur erst nach Freigabe, sonst droht eine Kürzung. Klären Sie zugleich, ob Ihr Versicherer den Anspruch gegen den Mieter selbst weiterverfolgt.
Wenn der Mieter nicht zahlt
- Schriftliche Zahlungsaufforderung mit klarer Frist und Aufstellung
- Bei Ausbleiben Mahnverfahren oder anwaltliches Schreiben
- Verjährung beachten: Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderung oder Verschlechterung der Mietsache verjähren nach § 548 BGB bereits in sechs Monaten ab Rückgabe
Diese kurze Frist ist der häufigste Grund, warum berechtigte Ansprüche verloren gehen. Wer drei Monate verhandelt und dann zögert, steht schnell ohne Anspruch da.
Wenn der Mieter den Schaden bestreitet
Bestreitet der Mieter, den Schaden verursacht zu haben, hilft nur der dokumentierte Vorzustand. Ist er vorhanden, ist die Sache meist schnell geklärt. Fehlt er, bleibt die Frage, ob sich die Schadensursache technisch eingrenzen lässt. Ein Sachverständiger kann etwa feststellen, ob ein Bruch durch Überlastung oder durch Materialermüdung entstand.
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- Bei technisch strittigen Fällen frühzeitig einen Sachverständigen einbinden
- Das Gerät bis zur Klärung unverändert lassen und nicht reparieren
- Zeugen der Rückgabe benennen können, etwa Mitarbeiter am Lager
Vorbeugen ist günstiger
- Übergabeprotokoll mit Fotos bei jeder Miete, ohne Ausnahme
- Einweisung dokumentieren, das entkräftet den Einwand fehlender Anleitung
- Kaution an der Selbstbeteiligung ausrichten
- Rückgabe nur bei Tageslicht und im Beisein beider Seiten
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Weiterführende Ratgeber
Zur Absicherung lesen Sie Mietgeräte versichern, zur Kaution Kaution einbehalten: was erlaubt ist und Kaution und Übergabeprotokoll.
Häufige Fragen
Wie lange kann ein Vermieter Schadensersatz fordern?
Ersatzansprüche wegen Veränderung oder Verschlechterung der Mietsache verjähren nach § 548 BGB in sechs Monaten ab Rückgabe. Diese kurze Frist wird in der Praxis häufig übersehen.
Wer muss beweisen, dass der Schaden während der Miete entstand?
Der Vermieter. Deshalb ist ein Übergabeprotokoll mit Fotos vor der Miete das wichtigste Dokument, denn ohne dokumentierten Vorzustand lässt sich der Zeitpunkt kaum belegen.
Darf die Kaution einfach einbehalten werden?
Nur soweit ein berechtigter Anspruch besteht und dieser nachvollziehbar aufgeschlüsselt wird. Ein pauschaler Einbehalt ohne Aufstellung ist angreifbar und führt oft erst zur Eskalation.
Was gilt bei normalem Verschleiß?
Verschleiß durch vertragsgemäßen Gebrauch trägt der Vermieter. Er ist mit der Miete abgegolten. Ersatz kann nur für Schäden verlangt werden, die darüber hinausgehen und die der Mieter zu vertreten hat.
Ist die Mietsache beschädigt, entscheiden Dokumentation und Tempo. Fotos vor jeder Reinigung, schriftliche Meldung am selben Tag und die Sechs-Monats-Frist im Blick: Mit diesen drei Punkten setzen Sie berechtigte Ansprüche in den meisten Fällen ohne Gericht durch.